Deze gebeurt meestal telefonisch en wordt genoteerd op het intakeformulier. Het is belangrijk over zoveel mogelijk gegevens te beschikken: vorm van de handicap, leeftijd, vorm van de zorgvraag, termijn, inschrijving Vlaams Fonds. Elke aanvraag, hoe vaag ook, komt altijd op de eerstvolgende teamvergadering.